Klachtenregeling Advocatenkantoor Aardoom

Deze klachtenregeling is de schriftelijke weergave van de door Advocatenkantoor Aardoom gehanteerde procedure voor de behandeling van klachten.

Artikel 1. Definities

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

een klacht: elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van onvrede van of namens een cliënt betreffende de dienstverlening door een of meer advocaten van Advocatenkantoor Aardoom.
de klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.
de (interne) klachtenprocedure: de door Advocatenkantoor Aardoom gehanteerde procedure voor de behandeling van klachten.
de klachtenregeling: dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de door Advocatenkantoor Aardoom gehanteerde procedure voor de behandeling van klachten.
de klachtenfunctionaris: de persoon, niet zijnde de advocaat tegen wie de klacht is gericht, aan wie de behandeling van de klacht is overgedragen.
het klachtenregistratieformulier: een intern te gebruiken formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure.

Artikel 2. Identiteit

Het Advocatenkantoor, gevestigd te Gouda, is een eenmanszaak, geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel met als handelsnaam Advocatenkantoor Aardoom

Vestigings- en bezoekadres: Blekerssingel 77, 2806 AD Gouda

Telefoonnummer: 0182 – 515772

Artikel 3. Doelstellingen

De doelstellingen van de klachtenregeling zijn

het op constructieve wijze afhandelen van klachten van cliënten binnen een redelijk termijn;
het opsporen van de oorzaak van klachten van cliënten;
het behouden van goede relaties met cliënten, en
het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening.

Artikel 4. Informeren van de cliënt

De advocaat

wijst de cliënt erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert.

Artikel 5. De interne klachtenprocedure

Wanneer een cliënt op enigerlei wijze ons kantoor benadert met een klacht wordt de betrokken advocaat daarvan in kennis gesteld.
De betrokken advocaat tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen (al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris). Deze oplossing zal altijd schriftelijk aan de cliënt worden bevestigd.
Als blijkt dat de cliënt en de betrokken advocaat niet tot een vergelijk kunnen komen, kan de cliënt zich wenden tot Mw. Mr J. I. Echteld, de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris kan gesprekken tussen advocaat en cliënt bijwonen of, als advocaat of cliënt daarom vragen, buiten aanwezigheid van de advocaat met de cliënt spreken.
De betrokken advocaat respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling.
Geheimhouding is onder alle omstandigheden gewaarborgd.
Wanneer in het contact met de klager de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld kan de kwestie worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur.

Artikel 6. Registratie en classificatie van de klachten door de klachtenfunctionaris

Alle klachten worden geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier.
De klachtenfunctionaris registreert en classificeert de klacht.
De klacht wordt geclassificeerd
1. mondeling
2. schriftelijk
3. ◦ naar aard van de klacht volgens onderstaande categorieën
◦ naar wijze van indiening als

1. klachten over werkwijze van/bejegening door de advocaat
2. klachten over juridisch-inhoudelijke aspecten van de dienstverlening
3. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening IV. klachten over praktijkvoering in het algemeen

Een klacht kan in meerdere categorieën worden ingedeeld.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de betrokken advocaat en de klachtenfunctionaris het Klachtenregistratieformulier.

Artikel 7. Verantwoordelijkheden

De betrokken advocaat en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling van klachten.
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier.
De betrokken advocaat houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de voortgang in het overleg met de cliënt over de klacht.
De klachtenfunctionaris ziet er op toe, dat de klacht binnen 4 weken is afgehandeld.
De klachtenfunctionaris geeft de klager schriftelijk bericht over de wijze waarop de klacht is afgehandeld c.q. beoordeeld.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

Artikel 8. Analyse en interne bespreking van de klachten

De klachtenregistratieformulieren worden (na afhandeling van de klacht) verzameld door de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris brengt van de afhandeling van een klacht verslag uit aan de aandeelhouders van Advocatenkantoor Aardoom.
De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse. Deze wordt binnen de aandeelhoudersvergadering besproken.
De klachtenfunctionaris doet aan de aandeelhouders van Advocatekantoor Aardoom. aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse op het kantoor besproken.
Maatregelen ter verbetering worden voorbereid en gepland.
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden van deze vergadering en het maken van een analyse.

Artikel 10. Preventie

Op grond van de jaarlijkse analyse van de klachtenfunctionaris beslist het kantoor over het nemen van preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en over de wijze waarop deze maatregelen en de aanleiding daarvoor binnen kantoor bekend worden gemaakt.

Deze klachtenregeling is vastgesteld op 28 maart 2018.

Klik hier voor het klachtenformulier